DGFP-News

11.07.2013

Führen unabhängig von Raum und Zeit - Interview mit dem Berater, Coach und Projektleiter Rutger von Bothmer

Führen ist bereits bei ständiger Möglichkeit zum direkten Kontakt mitunter keine leichte Aufgabe. Wenn die Mitarbeiter aber nicht am gleichen Ort arbeiten oder durch Teilzeit- oder Telearbeit nur begrenzt "greifbar" sind, kann Führung zu einer echten Herausforderung werden. Worin diese Herausforderung besteht , und welche praxisgerechte Lösungsansätze es gibt, um Mitarbeiter auch über zeitliche und räumliche Grenzen hinweg professionell zu führen und zu fördern - darüber unterhielten wir uns mit Rutger von Bothmer, der mit seiner fachlichen Expertise zu diesem Thema unter anderem das DGFP-Seminar "Führen - und keiner ist da! So führen Sie Teams an verteilten Standorten" leitet.

Bothmer

? Bitte stellen Sie sich und Ihren persönlichen Hintergrund zum Thema kurz vor.

Rutger von Bothmer: Ich arbeite seit Mitte der 1990er Jahre als Berater, Coach und Trainer. Der Schwerpunkt meiner Tätigkeit ist – ganz allgemein gesprochen – das Thema „Zusammenarbeit“; und zwar aus den verschiedensten Ebenen: Führung, Mitarbeiter, Teams sowie individuelle  Selbststeuerung der eigenen Person. Zusammenarbeit auf internationaler bzw. interkultureller Ebene kommt als wichtiger Aspekt hinzu. Was mich mit dem Thema "virtuelle Führung" verbindet: Ich begleite als Coach seit vielen Jahren Führungskräfte virtueller Teams, leite Programme für Führungskräfte u.a. zu diesem Thema, führe Teamentwicklungen mit virtuellen Teams durch. Ich praktiziere virtuelle Zusammenarbeit natürlich auch selbst in meiner Funktion als Projektleiter, wenn ich Netzwerkberaterteams leite.

? Wie würden Sie "virtuelles Führen" bzw. den Begriff der "Virtualität" in diesem Zusammenhang definieren?

Rutger von Bothmer: Virtuelle Führung bedeutet Führung auf Distanz. Ohne direkten Kontakt zwischen Führung und Mitarbeiter, oft bei zeitlich-räumlicher Entkopplung, kommunizieren beide mit Hilfe technischer Medien. Das heißt analoge, menschliche Impulse werden in der Regel digitalisiert, um schließlich wieder in analoge, menschliche Handlungen übersetzt zu werden. Erfolgreiche virtuelle Führung achtet auf die Qualität dieser Übersetzung.

? Was fällt Ihnen bei Ihrer Arbeit zu diesem Thema besonders auf?

Rutger von Bothmer: Virtuelle Führung benötigt einen hohen Grad an Strukturiertheit bzw. an klarer Regelung. Wichtig ist, sich stets bewusst zu sein, dass bei virtueller Führung – sei es per Telefon, E-Mail oder sogar per Video-Konferenz – wesentliche Kommunikationsebenen entfallen. So kann mir z.B. im unmittelbaren Miteinander eine feine mimische Reaktion im Gesicht des Gegenübers signalisieren, dass meine Botschaft nicht so ankam, wie ich sie gemeint habe. Solche Feinheiten werden selbst bei Video-Konferenzen nicht in ausreichender Genauigkeit und Geschwindigkeit übertragen. Auch auf die rein verbale Kommunikation ist nicht immer Verlass. So bedeutet in manchen Kulturkreisen ein "Ja", nicht unbedingt, dass, was wir hier in Deutschland verstehen würden, sondern kann auch schlicht das Gegenteil bedeuten.

? Welche Bedeutung hat die "virtuelle Führung" in deutschen Unternehmen aus ihrer Sicht erreicht?

Rutger von Bothmer: Auf jeden Fall hat das Thema bei all den Unternehmen eine besondere Bedeutung erreicht, die sowohl national oder auch international auf verschiedene Standorte verteilt sind. Der dann notwendige Einsatz virtueller Kommunikation sollte Unternehmensleitungen dazu bringen, sich dem Thema intensiv zu widmen. Schließlich geht es bei Führung um Führung von Menschen (MitarbeiterInnen) und das gegenseitige Verstehen von Informationen, Absichten und Wünschen.
 
? Wo besteht aufgrund dieser aktuellen Bedeutung besonderer Handlungsbedarf?

Rutger von Bothmer: Aus meiner Sicht besteht insbesondere auf zwei Ebenen Handlungsbedarf: Erstens "Bewusstsein schaffen" für die Besonderheit einer um wesentliche simultane Steuerinstrumente reduzierte Kommunikation und den sich daraus ergebenden möglichen Folgen für Handlung und Beziehung. Und zweitens auf der Ebene "Prozedere entwickeln", d.h. Strukturen zu schaffen, die dafür sorgen, dass virtuelle Kommunikation und damit auch Führung funktioniert.

? Wie kann ein solches Prozedere aussehen?

Rutger von Bothmer: Ich würde zunächst klare Regeln für die Kommunikation erarbeiten und schriftlich festlegen. In Bezug auf die Zeitdimension kann es dabei z.B. um die Häufigkeit und Dauer der Kommunikation gehen. Aber auch die Frage danach, wer bei bestimmten Kommunikationsprozessen die "Bringschuld" und wer die "Holschuld" hat, muss beantwortet werden. Um abzusichern, dass in der Kommunikation wirkliches wechselseitiges Verständnis der Inhalte erreicht wird, kann "aktives Zuhören" hilfreich sein. Auch formelle Aspekte der Kommunikation sollten geklärt werden; beispielsweise der eventuelle Verzicht auf Höflichkeitsformen in E-Mails. Wir in Deutschland kommen ja bei E-Mails recht schnell "zur Sache". In anderen Ländern kann das beleidigend wirken. Gerade im internationalen bzw. interkulturellen Kontext gilt es, auch zur Form der Kommunikation Regeln zu vereinbaren.

? Würden Sie auch für virtuelle Organisationsstrukturen ein Minimum an Face-to-Face-Kontakten empfehlen?

Rutger von Bothmer: Das ist ein guter Punkt und die Antwort lautet eindeutig: ja. Zur Begründung möchte ich etwas weiter ausholen: Oft wird ja argumentiert, beispielsweise Video-Konferenzen seien günstiger als Dienstreisen für persönliche Treffen. Auf den ersten Blick und bis zu einem gewissen Grade stimmt das auch. Doch um erfolgreich zusammen arbeiten zu können, bedarf es hin und wieder auch der realen Begegnung. Denn ansonsten besteht die Gefahr einer zunehmenden Entfremdung – vom Unternehmen, von den Kollegen, mitunter sogar von der eigenen Arbeit. Und die Kosten, die entstehen, wenn sich Führungskräfte und Mitarbeiter nicht oder falsch verstehen, können weitaus größer sein als die Kosten für weite Anreisen.

Daher empfehle ich eindeutig regelmäßige, geregelte Face-to-Face-Treffen. Einmal im Jahr kann unter Umständen völlig reichen; doch je häufiger, desto besser. Motivation braucht in der Regel direkten Kontakt. Auch die schon erwähnten Vereinbarungen der Kommunikationsregeln sollten im direkten Kontakt stattfinden.

? Abgesehen von zu wenig direktem Kontakt – welche weiteren Fallstricke lauern bei der "virtuellen Führung"?

Rutger von Bothmer: Bei der Kommunikation über verschiedene Zeitzonen gibt es natürlich das Problem der zeitlichen Abstimmung. Dabei wollen nicht nur bestimmte organisatorische und kulturelle Normen (z.B. andere Arbeitszeiten oder Feiertage) beachtet werden, sondern durchaus auch biologische Gegebenheiten wie z.B. das Aktivitätstief der meisten Menschen am Nachmittag. Die modernen Medien (inklusive der sozialen Medien) verleiten dazu, stets sofortige Reaktionen zu erwarten, was zu gegenseitigem Druck und Stress, aber mitunter auch zu einer oberflächlicheren Bearbeitung von Aufträgen führt. Darüber hinaus gibt es virtuelle Fallen wie Informationsflut (alle auf cc), Ungleichzeitigkeit des Geschehens oder "Schwarze Löcher" an Schnittstellen.

? Welche weiteren Entwicklungen kommen bei der "virtuelle Führung" in den nächsten Jahren auf uns zu?

Rutger von Bothmer: Man kann sicherlich davon ausgehen, dass der demografische Wandel, das erhöhte Bedürfnis von Unternehmen und Mitarbeitern nach Flexibilität in puncto Arbeitszeit und -ort sowie die weitere Internationalisierung vieler Unternehmen auch eine weitere Zunahme, vielleicht sogar einer Normalisierung des "virtuellen Führens" bedingen wird. Zugleich wird der anhaltende Trend zur Digitalisierung sicherlich auch neue, noch schnellere, vielleicht auch bessere Kommunikationsmittel hervorbringen. Und je mehr von den in den 1990iger Jahren Geborenen die Führungsebene und eines Tages auch die Unternehmensleitungen erreichen, wird sich dieser Trend sicherlich noch beschleunigen. Dennoch wird sich die Face-to-Face-Begegnung als Grundlage von Vertrauen, Loyalität und Engagement nicht durch virtuelle Kontakte ersetzen lassen.

? Herr von Bothmer, weiterhin viel Erfolg und herzlichen Dank für das Gespräch!


Das Interview führte Sascha Jussen, DGFP-Online-Redaktion.


Über unseren Gesprächspartner:
Rutger von Bothmer, p-e-d Hamburg
- seit 1996 selbstständiger Trainer, Berater und Coach, Dozent in der Trainerausbildung
- zuvor Gymnasiallehrer für Deutsch, Englisch, Musik
- Trainings- und Beratungsschwerpunkte: Einzel- und Teamcoachings, Entwicklungsprogramme für Führungskräfte und Projektleiter, Führung, Krisen- und Konfliktbewältigung, Diversity Management, Kreativität, persönliche Wirkung

Eine Leistung der Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V.