New Workspaces – Wie man Bürolandschaften neu gestaltet

Anfang Juni fand der thematische Erfahrungsaustausch zum Thema New Workspaces statt; Gastgeber war die Lufthansa, die den Prozess der Umgestaltung des Lufthansa Aviation Center mit viel Bedacht angegangen ist. Das Ergebnis kann sich wirklich sehen lassen!

 

Festhalten können wir schon mal: New Workspace, das bedeutet eine Veränderung der Arbeitskultur und der Arbeitsumgebung. Wir haben festgestellt: Je digitaler und flexibler gearbeitet wird, desto wichtiger wird der Raum. In der Regel bedeutet die Umgestaltung der Bürolandschaften auch eine Umverteilung von Beschäftigungsfähigkeit und Produktivität. Die Verlierer der Neusortierung sind die Führungskräfte, die Gewinner die Mitarbeiter - zumindest auf den ersten Blick. Langfristig profitieren alle - wenn es gut gemacht ist!


Hilfreich ist es, ein interdisziplinäres Team aufzustellen. IT sollte auf jeden Fall dazu gehören – denn wenn die IT nicht funktioniert, funktioniert auch sonst nichts. Insbesondere in den Tagen des Umzugs ist es sinnvoll, einige ITler als Starthelfer vor Ort zu haben. Zum anderen spielen die Spielregeln, die der neue Raum benötigt, eine große Rolle. Die Flexibilisierung der Büros führt auf jeden Fall zu einer Demokratisierung, die es zu begleiten gilt. Ohne klare Regeln verfällt das System in Chaos – das haben auch die Praxisberichte unterstrichen.

Ein weiterer Knackpunkt ist auch die Belegung nach der erfolgreichen Umgestaltung:

Vier wichtige Learnings haben wir festgehalten zur Frage: Wo tauchen während und nach der Umgestaltung der Bürolandschaften Probleme auf? Wenn es zu voll ist, dann funktioniert das System nicht mehr. Insbesondere wenn Besucher kommen, Praktikanten eingestellt werden oder immer mehr Mitarbeiter aus Töchter- oder Partnerunternehmen aufschlagen, kann es schnell eng werden. Denn der Trend geht ja zur Kollaboration - die durch die veränderte Architektur unterstützt werden soll! Ein regelmäßiges Tracking der Nutzung ist unbedingt notwendig.

 

Das gilt gleichermaßen für die schon genannten Spielregeln – denn der Zahn der Zeit, die Macht der Gewohnheit und die Fluktuation - egal wie groß oder klein - führen dazu, dass das (selbstgegebene) Regelwerk nicht mehr gelebt wird. Es braucht also weiterhin Begleitung. Auch die Übergabe an einen Mitarbeiter, der dafür verantwortlich sein soll, hat sich als schwierig erwiesen. Führungskräfte? Wollen diese Rolle häufig nicht übernehmen. Ein HRBP? Irgendein Mitarbeiter? In unserer Runde gab es dazu noch keine gute Lösung...


Unser Fazit: New Workspaces bedeutet also nicht, in einem großen Projekt ein Gebäude umzuplanen - sondern das Thema Bürolandschaft dauerhaft zu begleiten und immer wieder zu reflektieren.

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