Sharing is Caring! Wie man eine Plattform für den Austausch von HR-Wissen aufbaut

Die Digitalisierung unterstützt den Austausch von Wissen - was es dabei in der Ausgestaltung zu beachten gilt, damit das Ganze ein Erfolg wird, davon können auch YPNs ein Lied singen.

Ein Beitrag von Wolfgang Lütgens.

Für unseren Payroll Bereich haben wir eine Sharing Plattform aufgebaut. Unser Ziel damit war es, nicht nur untereinander einen Austausch zu gewährleisten, sondern alle HR Kolleginnen und Kollegen mitzunehmen. Dabei ist uns aufgefallen, dass es wichtig ist diese Sharing Plattform immer up to date zu halten, damit ein gewisser Anreiz gesetzt wird, die Plattform auch tatsächlich zu besuchen. Auch immer wieder daran zu erinnern, dass es für bestimmte Fragen eine technische Lösung gibt – gerade am Anfang. Erst wenn sich der Nutzen fest etabliert hat, wird die Plattform auch zum Standardwerkzeug für den Alltag.

Wir haben uns bei der Wahl der Software für ein Produkt entschieden, dessen Integration zu weiteren Softwareprodukten sehr gut funktioniert. Aus unserem E-Mail Programm heraus können ohne großartiges Copy&Paste Informationen abgelegt werden. Es können Informationen direkt an Kolleginnen und Kollegen verschickt werden. Jeder sieht die Veränderungen im System, wenn er das Programm startet, und kann jederzeit gemeinsam auf der Plattform arbeiten. Zudem gibt es eine App, mit deren Hilfe ich auch unterwegs mit dem Smartphone Informationen ablegen kann, wenn ich z.B. einen interessanten Artikel entdecke.

Bei der Umsetzung denken wir in einem Drei-Schritt. In der Phase der Planung haben wir uns zunächst mit der Zielsetzung der Plattform auseinandergesetzt und dann die Basis für die Entscheidung über die Software definiert. Des Weiteren haben wir uns auch mit der groben Struktur der Plattform beschäftigt und große Themen festgelegt. Hier ist es wichtig, genügend Freiraum zu lassen, denn die Erfahrung zeigt, dass sich diese Themen im Laufe der Zeit weiterentwickeln werden. Außerdem haben wir festgelegt, wer für die Administration der Plattform zuständig ist, damit kein Chaos entsteht.

Die Phase der Einführung beinhaltete eine Schulung der Benutzer. Dabei wurden die wichtigsten Funktionalitäten sowie die passende App vorgestellt und im Anschluss eine Anleitung zur Verfügung gestellt. Besonders wichtig ist die ständige Kommunikation ÜBER die Plattform und die Verdeutlichung des Mehrwerts.

Derzeit sind wir im Übergang in die Phase „Am Laufen halten“. Hier steht meiner Meinung nach auch wieder die Kommunikation im Vordergrund. Vor allem Beispiele, die den Mehrwert der Plattform aufzeigen, sind hierbei hilfreich. Auch müssen wir noch überlegen, wie wir die Kollegen noch besser abholen können und Hilfe anbieten, damit alle das Programm auch „technisch“ verstehen.

Darüber hinaus spielt die Balance zwischen „Strukturen beibehalten“ und „Freiheiten lassen“ eine entscheidende Rolle: Die Sharingplattform muss auf der einen Seite flexibel sein, aber auch ein gewisses Grundgerüst jederzeit beibehalten. Denn sobald Chaos entsteht, macht es keinen Spaß mehr darin etwas zu suchen. Jeder muss die Möglichkeit haben, sich auf seine Art einbinden zu können, also Informationen zu hinterlegen. Selten sind Informationen falsch, da sich die Mitarbeiter vorab Gedanken über die Richtigkeit und Wichtigkeit machen. So steht eher die Frage im Raum, wie das Puzzle aus den einzelnen Informationsstückchen am besten zu einem großen Bild zusammengesetzt werden können.

 

Wolfgang Lütgens ist Payroll Coordinator bei der Lumileds Germany GmbH und seit Januar 2018 im YPN aktiv.

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