Aufbau und Implementierung eines internen Kontrollsystems (IKS) in der Entgeltabrechnung - Seminar

Zielgruppe

HR-Fach- und Führungskräfte mit Schwerpunkt Entgeltabrechnung

Lernziele

Im Mittelpunkt dieses Seminars steht der praktische Aufbau des IKS. Dazu erhalten Sie konkrete Handlungsempfehlungen und praktische Umsetzungshilfen.

Auf Grundlage vorhandener Risikostrukturen erarbeiten Sie Ihr internes Kontrollsystem und steuern alle HR-Risiken, Berichte und Kennzahlen mit Hilfe von themenbezogenen dynamisierten Reports. Die Schwerpunkte liegen in der Datenerhebung, Aufbereitung, Verarbeitung und Kontrolle sowie der Fehleranalyse über alle Brutto- und Nettolohnarten. Die Erfassung und Änderung der Stamm-, Bewegungs- und Systemdaten unter Berücksichtigung der GoBD und dem KonTraG sowie eine anforderungs- und bedarfsgerechte Dokumentation für alle Bedarfsträger runden das Thema ab.

Sie erstellen an diesen beiden Tagen Ihren Basis-Prüfungsordner auf Grundlage von Musterdokumenten eines bereits bestehenden und geprüften IKS und können diesen im Nachgang des Workshops an Ihre unternehmensindividuellen Themen anpassen.

Fokusthemen

Inhalt Tag 1

// Grundlagen und Anforderungen
• Gesetzliche Grundlagen (GoBD, KonTraG, MaRisk).
• Definition eines internen Kontrollsystems
• Risikomanagement: von der Risikostrategie bis zum Berichtswesen

// Aufbau und Implementierung
• Prozessmanagement: Standardisierung und Transparenz, Definition der wesentlichen Prozesse
• IKS-Prüfbereiche: Aufbau, Aufgaben und Ziele.
• Risikoprüfung, Standardkontrollen, Fehlermeldungen, Korrekturmaßnahmen, Datensicherheit.
• Erstellung von Termin- und Ablaufplänen sowie einer Prüfmatrix.
• Einrichtung von Plausibilitätsprüfungen.
• Konzeption von DV-gestützten Prüfungs- und Kontrollverfahren.
• Dokumentation und Archivierung

// Prüfung der Entgeltabrechnung
• Prüfungen und Reports zum Monats- und Jahresabschluss.
• Zentrale/dezentrale Datenerfassung, Schnittstellen und Kommunikation.
• Prozessanalyse und -optimierung.
• Risikender Brutto-, Nettorechnung erkennen und vermeiden.
• Steuerungsparameter und standardisierte Prüfroutinen in der Entgeltabrechnung.
• Vier-Augen-Prinzip, Funktionstrennung, Erfassungs- und Verarbeitungskontrollen

// Interne Optimierungsparameter
• Aufbau und Implementierung eines HR-Cockpits mit EXCEL
• Datenerhebung, Aufbereitung, Verarbeitung und Kontrolle sowie der Fehleranalyse über alle relevanten Brutto- und Nettolohnarten
• Personalkennzahlen und Lohnartenanalysen: Das Arbeiten mit Dashboards und dynamisierten Auswertungen
• Die wichtigsten Kontrollfelder im Fokus.

// Externe Prüfungen
• Lohnsteuer, Sozialversicherung, Revision, Zoll.

Inhalt Tag 2

// Risikomanagement
• Risikoidentifikation und -bewertung der Abrechnungsthemen von Abfindung bis Zulage mit Hilfe einer 5x5-Felder-Matrix
• Datenerfassungs- und Datenverarbeitungsrisiken erkennen und beheben
• Umsetzung der Anforderungen aus den GoBD und dem KonTraG
• Ziele und Maßnahmen definieren, Handlungsstrategien daraus ableiten, Erfolge prüfen
• Erstellung einer lohnartenbezogenen Risikomatrix
• Definition der Themen, die im Vier-Augen-Prinzip geprüft werden müssen
• Festlegung von Abstimmungs- und Verarbeitungskontrollen
• Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten definieren
• Arbeiten mit Prüfkorridoren, Nullwertprüfungen, Plausibilitäten und Folgeprüfungen

// Musterkoffer IKS Entgeltabrechnung
• Beschreibung der wesentlichen Prozesse
• Risikobewertung und Beschreibung der Abrechnungsthemen
• Muster-IKS-Prüfbogen zumThema Abfindung
• Definition und Kurzbeschreibung der erforderlichen Reports aus dem HR-System
• Monats- und Jahresplan der zu prüfenden Themen

// Prozessbeschreibungen und deren Implementierung im HR-System auf dem Prüfstand
• Monats- und Jahresabschluss in der Entgeltabrechnung
• Bildung von Rückstellungen für Zeitkonten und Resturlaub
• Neueintritte, Austritte und Arbeitsvertragsänderungen
• Mutterschutz / Elternzeit in Kombination mit Teilzeitarbeit während Elternzeit
• EEL-Verfahren: Kind krank, Arbeitsunfähigkeit und deren Beurteilung, Krankengeld
• Fehlzeiten und Zeitzuschläge
• Aushilfen, Minijobber, Studenten und Praktikanten
• Betriebliche Altersversorgung
• Vom Abrechnungsthema bis zum fertigen Prozess in 30 Minuten

// Datenrisikofelder aus der Entgeltabrechnung beherrschen
• Personalkostenplanung: IST-PLAN-Abweichungsanalyse durchführen, Lohnarten klassifizieren, Transpa-renz bei den Personalkosten schaffen
• Entgeltabrechnung: Lohnartenanalysen im Brutto- und Nettobereich, Kontrolle der personen- und sachbe-zogenen Abrechnung
• Zeitwirtschaft: Krankenstand, flexible Arbeitszeitkonten und deren Steuerung, Arbeitszeitverletzungen: Überschreitung max. Arbeitszeit
• Betriebliche Altersversorgung: Analyse der Beitragsentwicklung und Mitarbeiterbeteiligung, Differenzie-rung § 40b und § 3 Nr. 63 EstG, Pensionsgutachten, Abfindung von Kleinstanwartschaften, Portabilität

// Detailanalyse
• Bruttolohn: laufende und sonstige Bezüge, geldwerte Vorteile, Zeitzuschläge, Teillohnberechnungen, temporäre Vergütungsbestandteile, Entgeltumwandlung (Dienstwagen, betriebliche Altersversorgung, …)
• Lohnsteuer und Sozialversicherung: Überprüfung der korrekten Ermittlung, JAE-Überwachung, KV-Zusatzbeitrag und Kinderlosenzuschlag in der PV, SV-rechtliche Beurteilung von Minijobbern, Studenten und Praktikanten, Dokumentationspflichten, ELStAM und Pauschalierungssachverhalte
• Nettolohn: Pfändungen und Abtretungen, Betriebliche Altersversorgung, Vorschüsse und Überzahlungen

// Monatsabschluss
• Arbeiten mit Workflows, Pflichtfeldern und Fehlerlisten
• Personen- und sachbezogene Abrechnungsergebnisse darstellen und bewerten
• Buchungsliste und Kontenabstimmung
• Datentransferanalyse: ELStER, ELStAM, Beitragsnachweise, DEÜV, digitaler Lohnnachweis
• Zahlungsverkehr Arbeitgeber: bAV, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge
• Zahlungsverkehr Arbeitnehmer: absolute Beträge, doppelte Bankverbindung, fiktive Mitarbeiter

Ihr Nutzen
• Sie erarbeiten sich in diesem Seminar Ihr unternehmensindividuelles IKS
• Sie erfahren, wie Sie Ihre Risiken in der Entgeltabrechnung analysieren und Maßnahmen daraus ableiten
• Sie kennen die Anforderungen aus den externen Prüfungen und können diesen vorbeugend begegnen
• Sie kennen das Risikoprofil Ihrer Entgeltabrechnung
• Sie führen die Prüfungsdokumente revisionssicher und setzen neue Maßstäbe

Impulsgeber

Köln

  • Nummer:
    4519201
    Ort:
    Anschrift wird noch bekannt gegeben

    Termine


Frankfurt am Main

  • Nummer:
    6520205
    Ort:
    DGFP e.V. - Frankfurt am Main

    Termine


  • Nummer:
    5520201
    Ort:
    DGFP e.V. - Frankfurt am Main

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