Recruiting-Strukturen 2025: Recruiting wird strukturierter, datengetriebener und technologischer
Studie Recruiting-Strukturen – ein Benchmark 2025
Auch 2025 bleiben Fachkräfteengpässe durch geopolitische Unsicherheiten und volatile Märkte bestehen. Unbesetzte Schlüsselpositionen erschweren das Recruiting, während starre Strukturen und begrenzte Ressourcen eine flexible und professionelle Anpassung behindern. Um diese Strukturen besser zu beschreiben und aktiv gestalten zu können, haben die Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGfP), die Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTW Leipzig) und die Wollmilchsau GmbH in diesem Jahr erneut ein qualitatives und quantitatives Benchmarking für Recruiting-Organisationen in Unternehmen durchgeführt.
Untersucht wurden die aktuellen Entwicklungen im Recruiting deutscher Unternehmen in den Bereichen Organisationsstrukturen, Prozesse, Methoden, genutzte Kennzahlen zur Steuerung sowie gegenwärtige und in Zukunft nötige Kompetenzen bei RecruiterInnen. Dabei wurden die Unternehmensgröße und der organisatorische Aufbau der Personalbereiche der Befragten berücksichtigt.
Die wichtigsten Erkenntnisse der Studie:
- Recruiting wird zunehmend professionalisiert: 65 % der befragten Unternehmen verfügen inzwischen über eine eigene Recruiting-Abteilung (2023: 62 %, 2022: 60 %). Parallel dazu sinkt der Anteil der HR-Generalisten mit Recruiting-Aufgaben von 38 % (2023) auf 32 %.
- Personelle Ausstattung im Recruiting: Ein Recruiter betreut im Durchschnitt 16 offene Positionen parallel und verantwortet jährlich 47 Besetzungen. 27 % der Unternehmen beschäftigen zwischen 1,5 und 3 Vollzeitäquivalente (FTE) im Recruiting, während größere Unternehmen deutliche Skaleneffekte zeigen.
- KI als feste Bestandteil moderner Recruitingprozesse: Rund 90 % der Befragten nutzen KI-Tools für das Verfassen von Stellenanzeigen, über die Hälfte auch zur Vorbereitung von Interviews.
- Nutzung von Kennzahlen: Time-to-Hire dominiert (74%) wird aber von nicht mal von der Hälfte als relevant bewertet, Cost-of-Vacancy wird von 53% als wichtig eingestuft, aber von unter 10% tatsächlich gemessen.
- Strategische Personalplanung gewinnt an Bedeutung: Mehr als die Hälfte (52 %) der Unternehmen betreiben eine strategische Personalplanung, davon 61 % in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen. Dennoch führen nur 54 % ein systematisches Marktscreening durch.
- Jobbörsen bleiben wichtigster Kanal – Active Sourcing stagniert: Jobbörsen, Mitarbeiterempfehlungsprogramme und Active Sourcing sind weiterhin die Top-Methoden. Doch 39 % der Unternehmen haben kein eigenes Personal für Active Sourcing, obwohl es als besonders wirkungsvoll gilt.
- Zukunftskompetenzen im Recruiting: RecruiterInnen müssen künftig neben technologischem Verständnis, analytischen Fähigkeiten und dem souveränen Umgang mit KI-Tools auch Kompetenzen in Social Media, Personalmarketing, Employer Branding und Direktansprache aufbauen.
- Fragmentierter Markt für Bewerbermanagementsysteme: Nur vier Anbieter erzielen Marktanteile über 5 %. Die Wahl des Systems hängt stark von der Unternehmensgröße und dem HR-Organisationsmodell ab.
Die Recruiting-Benchmark-Studie basiert auf den Befragungen von über 700 HR-Verantwortlichen und zählt damit zu einer der größten Recruiting Studien Deutschlands, die wertvolle Vergleichsdaten bietet. Sie wurden bereits zum dritten Mal durchgeführt.
Stimmen der Studienpartner
" Die Studie zeigt, wie sich Organisationen – abhängig von Unternehmensgröße und HR-Struktur – unterschiedlich aufstellen und welche Methoden, Kennzahlen und Kompetenzen in der Praxis entscheidend sind. Die Ergebnisse belegen, dass Recruiting-Abteilungen zunehmend professioneller und datengetriebener agieren, auch wenn hier noch Luft nach oben ist.“
– Prof. Dr. Peter M. Wald, HTWK Leipzig
„Recruiting ist längst nicht mehr nur ein operativer Prozess, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor. Besonders spannend ist der zunehmende Einfluss datenbasierter Steuerung, strategischer Personalplanung sowie neuer Technologien, insbesondere Künstlicher Intelligenz (KI), auf das Recruiting."
– Jan Kirchner, Geschäftsführer der Wollmilchsau GmbH
"Die Ergebnisse zeigen deutlich: Erfolgreiches Recruiting gelingt nur im engen Zusammenspiel von HR, Fachbereichen und Management. Gerade angesichts des Fachkräftemangels brauchen Unternehmen Strukturen, die Flexibilität, Professionalität und Geschwindigkeit vereinen. Die Studie liefert dafür eine fundierte Orientierung und praxisnahe Anhaltspunkte“ betont Kai H. Helfritz, MBA, Leiter Mitgliedermanagement und Kooperationen der DGFP.
Die vollständige Studie ist ab sofort erhältlich und bietet Unternehmen eine fundierte Grundlage, um ihre Recruiting-Strategien einzuordnen und gezielt weiterzuentwickeln.
Über die Studie
Die „Recruiting-Strukturen – ein Benchmark 2025“ wurde von der Wollmilchsau GmbH, der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP) und der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK Leipzig) durchgeführt. Datengrundlage ist eine Online-Befragung von 736 HR-Verantwortlichen in Deutschland zwischen März und Juli 2025. Die Umfrage wurde bereits zum dritten Mal seit 2022 durchgeführt.
Über die Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP)
Die Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP) ist seit 1952 das Kompetenz- und Karrierenetzwerk für HR-Begeisterte. In ihrem Netzwerk engagieren sich DAX-Konzerne ebenso wie kleine und mittelständische Unternehmen, renommierte Wissenschaftsorganisationen und Beratungen, sowie Persönlichkeiten aus dem Personalmanagement. Mit ihren Mitgliedern und Partnern ist der Verband die Stimme des Personalmanagements gegenüber Politik und Gesellschaft. Der persönliche Erfahrungsaustausch von PersonalerInnen in bundesweit rund 100 Erfahrungsaustausch-Gruppen sowie vielfältigen Veranstaltungsformaten steht im Zentrum der Arbeit.
Weitere Informationen unter www.dgfp.de
Über die HTW Leipzig
Die Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK Leipzig) vereint seit mehr als 30 Jahren praxisorientierte Lehre und anwendungsnahe Forschung. Regionales Alleinstellungsmerkmal der Hochschule ist ihr breites ingenieurwissenschaftlich-technisches Profil. Zusammen mit den Bereichen Wirtschaft, Soziales und Kultur bietet die HTWK Leipzig an ihren sechs Fakultäten ein vielfältiges Lehr- und Forschungsangebot. Mehr als 40 Studiengänge der Ingenieurwissenschaften, Wirtschafts- und Sozialwissenschaften, angewandten Medien- und Informationswissenschaften sowie Informatik ermöglichen ein wissenschaftlich fundiertes und praxisorientiertes Studium. Momentan sind etwa 6.600 Studierende immatrikuliert.
Weitere Informationen unter www.htwk-leipzig.de.
Über die Wollmilchsau GmbH
Die Wollmilchsau GmbH ist ein inhabergeführtes Software-Unternehmen aus Hamburg. Die Wollmilchsau entwickelt hier den Jobspreader - ein Recruiting-Tool für das Enterprise-Segment. Mit dem Jobspreader werden Kunden dabei unterstützt, Stellenanzeigen automatisiert und auf CPC-Basis auf Jobsuchmaschinen zu platzieren und bietet daneben noch viele weitere Features, die das Recruiting und Personalmarketing datenbasiert erleichtern und optimieren. Der Wollmilchsau-Blog liefert regelmäßig Neuigkeiten und spannende Recherchen zu allen Themen rund um HR, Recruiting und Employer Branding und gehört damit zu den bekanntesten HR-Blogs Deutschlands.
Weitere Informationen unter www.wollmilchsau.de.
