7 Fragen in 7 Minuten #23 – On- und Offboarding als Erlebnis
Kristina Loncar, Messe München
Die Messe München GmbH zählt mit rund 1.000 Mitarbeitenden im In- und Ausland und einem Messegelände mit über 200.000 m² Hallenfläche zu den führenden Messe- und Kongressver-
anstaltern Europas. In diesem Umfeld übernimmt Kristina Loncar die Herausforderung, On- und Offboarding nicht nur als Prozess, sondern als Erlebnis zu gestalten.
In unserem Format „7 Fragen in 7 Minuten“ sprechen wir mit Kristina Loncar (Messe München) über den Wert von On- und Offboarding, darüber, wie Entwicklung messbar wird und mit welchen Einwänden sie in ihrer Arbeit besonders häufig konfrontiert ist.
Wer Kristina Loncar live erleben möchte: Am 9. und 11. Dezember 2025 findet das DGFP Kompetenzforum On‑ &‑ Offboarding online statt (Frühbucher-Rabatt noch bis zum
28. Oktober 2025).
1. Ihr habt das Onboarding bei der Messe München neu gedacht – weg vom administrativen
Ablauf, hin zur echten Erfahrung. Woran hast du gemerkt: Wir müssen das grundlegend anders machen?
Kristina: Der Schlüssel war unsere Mitarbeiterbefragung. Dort kamen viele Rückmeldungen zu unterschiedlichen Themen, und unter den offenen Antworten tauchte das Thema Onboarding
immer wieder auf. Es war also nicht nur ein Gefühl, sondern schwarz auf weiß sichtbar: Hier
besteht Handlungsbedarf. Das hat bei uns den Impuls ausgelöst, das Thema wirklich anzupacken.
“Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck. Unsere Botschaft war daher immer: Du bist uns wichtig. Du bist Teil der Messe München. Der Herzschlag.”
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2. Studien zeigen, dass Mitarbeitende oft innerhalb der ersten 45 Tage
( AIHR – Employee Onboarding Statistics)
entscheiden, ob sie bleiben.
Wie sorgst du dafür, dass neue Kolleg*innen schon vor dem ersten Arbeitstag emotional ankommen – also im Pre-Onboarding spüren, dass sie willkommen sind?
Kristina: Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck. Unsere Botschaft war daher immer: Du bist uns wichtig. Du bist Teil der Messe München. Der Herzschlag.
Mit diesem Blick haben wir alle
Kommunikationsschritte überprüft
– vom ersten E-Mail-Kontakt bis zur Vertragsunterschrift. Gemeinsam mit dem Corporate Marketing haben wir dann eine eigene Pre-Onboarding-Webseite entwickelt. Dort finden neue Kolleg*innen alles: einen Überblick über jede Phase des Onboardings, praktische Infos, Fun Facts zur Messe München und eine
Begrüßung der Geschäftsführung.
Parallel haben wir auch unsere Führungskräfte einbezogen. Sie bekommen Anregungen, wie sie vom ersten Kontakt an Beziehungen aufbauen können – zum Beispiel durch fertige Einarbeitungspläne, Eintrittskarte für die Messe und weiteren Ideen wie sie von Beginn an eine Beziehung zu neuen Mitarbeitenden aufbauen können. Denn eines ist klar: Menschen verlassen keine Unternehmen, sondern Führungskräfte. Deshalb ist es uns wichtig, dass auch sie die Bedeutung dieses Moments verstehen.
“Menschen verlassen keine Unternehmen, sondern Führungskräfte.”
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3. Organisationen mit einem strukturierten Onboarding steigern die Mitarbeitendenbindung um bis zu 82 % ( AIHR+1).Welche Elemente in eurem Programm sorgen dafür, dass neue Teammitglieder von Anfang an Teil des Wir werden?
Kristina: Wir haben eine Onboarding-Veranstaltung etabliert, die von vier Abteilungen gemeinsam getragen wird – darunter auch die IT. So entsteht von Anfang an ein vernetzter Blick.
Neu ist, dass unsere zwei Abteilungen Corporate Marketing und Strategieabteilung eingebunden ist. Dadurch verstehen neue Mitarbeitende, die interne Kommunikation und wofür die Messe München steht und welchen Beitrag sie selbst leisten können.
Neben Informations- und Vernetzungsangeboten gibt es auch persönliche Begegnungen: Die Geschäftsführung begrüßt die Neuen, und beim gemeinsamen Mittagessen entsteht Raum für echte Gespräche. Und wir haben uns bewusst von „HR“ zu People & Culture umbenannt, um den Fokus stärker auf die Menschen zu legen.
“So ein Onboarding-Prozess ist letztlich nie fertig. Das macht es anspruchsvoll, aber auch spannend.”
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4. Veränderungen lösen oft Einwände aus. Welche Bedenken und Einwände hast du am häufigsten gehört – und wie hast du sie entkräftet?
Kristina: Haben wir überhaupt die Kapazitäten, so ein Projekt zu stemmen?
Gerade, weil wir bei People & Culture oft stark im operativen Tagesgeschäft stecken. Unsere Mitarbeiterbefragung hat uns hier sehr geholfen, weil sie klar gezeigt hat, welche Themen wirklich wichtig sind. So konnten wir uns auf die relevanten Pain Points konzentrieren. Das hat auch geholfen, andere Abteilungen für das Thema zu sensibilisieren. Hier war es auch wichtig herauszustellen, welchen Mehrwert ein gutes Onboarding bringt.
Parallel liefen große Projekte wie die Einführung von Workday, da gerät Onboarding leicht ins Hintertreffen. Umso wichtiger war es, dranzubleiben und das Programm kontinuierlich weiterzuentwickeln. So ein Onboarding-Prozess ist letztlich nie fertig. Das macht es anspruchsvoll, aber auch spannend.
5. Nur etwa ein Drittel aller Unternehmen haben einen formalisierten Offboarding-Prozess (Qualtrics – Employee Offboarding Insights).
Wie stellt ihr sicher, dass der Abschied bei euch nicht bloß der letzte Prozessschritt, sondern Teil eurer Kultur ist?
Kristina: Das Thema ist bei uns noch in Entwicklung und ist kein fertiges Produkt. Der Fokus lag bisher auf Pre- und Onboarding, aber Offboarding gewinnt zunehmend an Bedeutung.
Wir führen bereits feste Offboarding-Gespräche, die von People & Culture begleitet werden. Dabei geht es nicht nur um Formalitäten, sondern um ein ehrliches Feedback: Warum verlässt jemand das Unternehmen? Welche Erwartungen oder Bedürfnisse standen dahinter? Diese Gespräche sind unglaublich aufschlussreich und helfen uns, Muster zu erkennen. Aber wir wissen auch: Da geht noch mehr, und daran arbeiten wir.
6. Wie misst du, ob euer Onboarding wirklich wirkt. Also ob sich Engagement, Bindung oder die Zeit bis zur vollen Produktivität verbessert haben?
Kristina: Das wichtigste Signal: Unsere Fluktuation ist gesunken.
Neue Mitarbeitende finden schneller ihren Platz und bleiben länger im Unternehmen.
Wir haben außerdem direkte Feedback-Gespräche nach den ersten drei Monaten eingeführt, um früh zu erkennen, wo jemand vielleicht noch Unterstützung braucht. Und wir führen regelmäßige eine Mitarbeiterbefragung durch und da beobachten wir, dass wir keine Kritik zum Onboarding mehr erhalten und das wir ein höheres Engagementscore erzielt habe, als im Vergleich zu den letzten Jahren. Die Zahlen sprechen eine klare Sprache, das Ergebnis unserer aktuellen internen Mitarbeiterbefragung ist eindeutig: Die Messe München ist ein Ort, an dem Menschen gerne arbeiten. Besonders freut uns dabei ein Wert, der für die Zukunft unseres Unternehmens von zentraler Bedeutung ist: neun von zehn Kolleginnen und Kollegen würden die Messe München als großartigen Arbeitgeber an Freunde und Bekannte weiterempfehlen.
“Dann gemeinsam beim Mittagessen zu sitzen, zu sehen, wie sich die Stimmung löst und wie aus Fremden Kolleg*innen werden – das sind für mich die schönsten Momente.”
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7. Wenn du an all die neuen Kolleg*innen denkst, die du durch euer Onboarding begleitet hast – gibt es einen Moment, der dir besonders im Gedächtnis geblieben ist?
Etwas, das dich berührt oder überrascht hat – und dich daran erinnert, warum du diese Arbeit machst?
Kristina: Ich denke an die ersten Tage, wenn neue Menschen zu uns kommen – oft noch zurückhaltend, ein bisschen unsicher.
Dann gemeinsam beim Mittagessen zu sitzen, zu sehen, wie sich die Stimmung löst und wie aus Fremden Kolleg*innen werden – das sind für mich die schönsten Momente.
Da spüre ich, dass sich unsere Arbeit lohnt. Es ist also nicht ein einzelner Moment, sondern es sind ganz viele, die hier zusammenkommen.
