Kostenstruktur von HR – Produktivität als zentraler Skalierungshebel
Studie von DGFP und Kienbaum beleuchtet HR-Kostenstrukturen in deutschen Unternehmen
Berlin, 05.02.2026 — Wie entwickeln sich HR-Kosten in wirtschaftlich angespannten Zeiten? Wo liegen die größten Kostentreiber – und welche Rolle spielen Produktivität, Technologie und Organisation? Antworten auf diese Fragen liefert die HR-Kostenstudie 2025, die die Deutsche Gesellschaft für Personalführung e. V. (DGFP) gemeinsam mit der Personal- und Managementberatung Kienbaum veröffentlicht. Die Ergebnisse liefern Einblicke in die aktuellen Ausgabenmuster und Effizienzpotenziale im Personalwesen.
Ziel der Studie ist es, einen Überblick über die Kostenstrukturen und -entwicklungen in der HR-Funktion deutscher Unternehmen zu geben. Die Ergebnisse basieren auf Angaben von rund 200 teilnehmenden Organisationen und beziehen sich primär auf die Jahre 2024 und 2025 sowie auf Planungsaussagen für das Jahr 2026.
Die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick:
- HR-Kosten bleiben stabil – trotz Kostendruck: Der Anteil der HR-Kosten an den gesamten Unternehmenskosten bleibt weitgehend konstant, dies trotz anhaltendem Kostendruck in den Unternehmen. Kostendämpfende Effekte durch Transformationen sind bislang kaum erkennbar.
- HR bleibt eine personalintensive Funktion: Der größte Teil der HR-Kosten entfällt weiterhin auf Personalvollkosten. Produktivität wird vor allem über zusätzliche Kapazitäten abgesichert, weniger über strukturelle Effizienzhebel.
- Transformation verändert Abläufe, nicht automatisch Kosten: Prozessoptimierungen, Zentralisierung und Technologieeinsatz verbessern zwar die Arbeitsweise, führen aber selten zu einer spürbaren Reduktion von HR-Kosten.
- Operative HR-Arbeit bindet den Kostenkern: Laufende HR-Operations stellen den größten Kostenblock dar. Gestaltende und strategische Themen wie Workforce Planning oder Organisationsentwicklung sind vergleichsweise geringer finanziert.
- HR-IT sichert den Betrieb – KI bleibt untergenutzt: Investitionen in HR-Technologie konzentrieren sich überwiegend auf transaktionale Kernprozesse. Das Potenzial von KI zur Produktivitätssteigerung wird bislang nur punktuell ausgeschöpft.
- Ausblick 2026: Effizienz erwartet, Kostenwirkung offen: Viele Unternehmen rechnen mit stabilen oder steigenden HR-Kosten. Effizienz soll vor allem über Prozesse, HR-Tech und Automatisierung entstehen – ohne dass Kapazitätsabbau klar adressiert wird.
- Potenziale für Effizienzsteigerung: Es besteht erhebliches Potenzial, die Effizienz im HR-Bereich zu steigern, ohne notwendige Investitionen in Mitarbeiterqualifikation und -bindung zu vernachlässigen.
Einordnung und Handlungsempfehlungen
Auf Basis der Ergebnisse entwickelt die DGFP und Kienbaum konkrete Handlungsempfehlungen. Diese zielen darauf ab, die HR-Kosten steuerbar zu machen und Transparenz herzustellen, Prozess zu entschlacken, um Kapazitäten freizusetzen sowie HR-Technologie zur Automatisierung zu nutzen.
„Die Studie macht deutlich, dass HR aktuell insbesondere über zusätzliche Kapazitäten skaliert“, sagt Kai H. Helfritz, Leiter Mitglieder & Kooperationen der DGFP. „Eine Investition in HR-IT, KI oder andere Automatisierung lohnt sich trotzdem, weil Effizienzen und Qualität optimierbar sind.“
„Transformation ohne Substitution führt selten zu sinkenden Kosten“, betont Prof. Dr. Walter Jochmann, Managing Director und Partner bei Kienbaum. „Produktivitätsgewinne müssen messbar sein und sich auch in der Kostenstruktur widerspiegeln – sonst bleibt ihr Effekt begrenzt.“
Ausblick: Kostensteuerung wird zur strategischen HR-Aufgabe
„Gerade vor dem Hintergrund von Digitalisierung und KI braucht es eine klare Priorisierung nach Wertbeitrag“, ergänzt Julian Simée, Director HR & Organisation Transformation bei Kienbaum. „HR muss entscheiden, welche Leistungen strategisch unverzichtbar sind – und wo Standardisierung und Automatisierung konsequent genutzt werden.“
Zurück zu "Aktuelles"